Von fehleranfälliger HR zur digitalen, integrierten Verwaltung und Steuerungsplattform
Automatisierung und Digitalisierung in der modernen Arbeitswelt
Im Rahmen einer strategischen, digitalen Transformation im Personalwesen werden administrative Prozesse wie die Lohnabrechnung automatisiert. Gerade mit Blick auf eine veränderte Arbeitswelt und neue Technologien sind Anpassungen notwendig. In diesem Praxisbeispiel zeigen wir Ihnen, wie der Wandel von einer operativen HR-Verwaltung zur digitalen Steuerungsstruktur in der Praxis gelingen kann.
Unternehmenskontext
Ein Pharmaunternehmen mit rund 110 Mitarbeitenden. Die HR-Administration und Entgeltabrechnung wurden intern betreut, jedoch ohne klare Struktur oder strategische Ausrichtung. Die Personalabteilung arbeitete ausschließlich operativ. Ein HR-System war vorhanden, aber nicht bedarfsgerecht eingerichtet. HR war beschäftigt, aber nicht wirksam.
Ausgangslage
mehrfache Datenpflege in unterschiedlichen Systemen
manuelle Abstimmungen per E-Mail
keine standardisierten Workflows
Medienbrüche zwischen HR-System und Entgeltabrechnung
hohe Fehleranfälligkeit und unsichere Datenbasis
Die Folge
unzuverlässige Daten
hoher interner Arbeitsaufwand
wenig Raum für strategische HR-Themen
Unser Ansatz
Unser Ziel war die vollständige Neuausrichtung der HR-Organisation und Digitalisierung der HR-Prozesse.
Umsetzung
Neuausrichtung und vollständige Einrichtung des HR-Systems
Digitalisierung aller Personalakten
Einführung klarer, systemgestützter Workflows
digitale Dokumentenerstellung inklusive elektronischer Signatur
technische Integration von HR – Systemen und Entgeltabrechnung mit automatisierter Datenübergabe
Ergebnis
vollständig digitale HR-Administration mit standardisierten, automatisierten Prozessen
prozesssichere Entgeltabrechnung
deutlich reduzierte Fehleranfälligkeit
Reduktion interner HR-Ressourcen von 3,5 operativen Stellen auf eine strategisch ausgerichtete Funktion
HR wurde damit zur integrierten, digitalen Steuerungsplattform.
Unternehmerischer Mehrwert
operative HR-Aufwände sanken deutlich – bei gleichzeitig höherer Datensicherheit und Prozessgeschwindigkeit
minimierte Haftungs- und Abrechnungsrisiken
Wegfall manueller Schnittstellen und Doppelarbeit
schnellere, transparente Prozesse
skalierbare HR-Struktur mit externer Expertise
Die operative HR wurde vollständig extern übernommen und professionalisiert. Damit wurde HR vom administrativen Engpass zur effizienten, digitalen Infrastruktur mit strategischem Mehrwert.
„Heute sind unsere Prozesse digital, integriert und verlässlich. Wir sparen Ressourcen, minimieren Risiken und können uns strategisch weiterentwickeln“
Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie modernes Management im HR-Bereich aussehen kann sowie wie die HR-Administration digitalisiert und strategisch ausgerichtet werden kann. Allerdings reichen digitale HR-Systeme allein nicht aus: HR muss strategischer werden, denn moderne HR-Arbeit endet nicht bei automatisierten Prozessen.
Besonders der gezielte Einsatz neuer Tools und KI schafft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Erst durch standardisierte Prozesse, eine moderne HR-Strategie und verlässliche HR-Daten können Unternehmen moderne KI-Anwendungen sinnvoll einsetzen und ihre HR-Aufgaben digital umbauen.
Von der Administration zur strategischen HR
KI ist ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation, aber auch
Workflow-Automatisierungen
Cloud-Lösungen
Reporting oder
eine digitale Personalakte
sind Teil der digitalen Transformation. Digitale Transformation umfasst also weit mehr als nur den Einsatz von KI. Sie verbindet digitale Prozesse mit integrierten HR-Systemen, Automatisierung und datenbasierten Analysen.
So kann entsprechende Software dazu beitragen, den manuellen Aufwand durch Routineaufgaben, beispielsweise beim Onboarding, zu beschleunigen. Ein weiterer Weg, mit dem sich übliche Aufgaben im Personalwesen digitalisieren und so effizienter gestalten lassen, sind die Implementierung von Onlineportalen und Apps, über die Mitarbeitende beispielsweise Spesenabrechnungen oder ihre Urlaubsanträge einreichen und bearbeiten können. So entlasten Unternehmen ihre HR-Teams.
Hinzu kommt, dass moderne HR-Systeme je nach Einsatzgebiet valide Mitarbeiterdaten, beispielsweise zu Fehlzeiten oder Fluktuation, liefern. Auf dieser Grundlage lassen sich fundierte strategische Entscheidungen treffen. Jeder Einsatz neuer Methoden und Software in der Personalverwaltung benötigt jedoch eine gute Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeitenden.
Neue Wege im Change Management und der HR-Digitalisierung müssen jedoch erklärt werden, sodass die Belegschaft die Neuerungen wirklich mitträgt und aktiv den Wandel mitgestaltet. Für neue Software bieten sich Schulungen oder eine gezielte Weiterbildung an, in denen alle Fragen geklärt werden.
HR-Arbeit neu definiert
Digitale Transformation im Personalwesen definiert vollkommen neu, wie HR einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden Mehrwert bietet. Letztlich stellt sich die Arbeitsweise der HR-Abteilung durch digitale HR-Prozesse von Grund auf neu auf. Damit verändert sich auch die Unternehmenskultur, denn standardisierte Prozesse schaffen Transparenz.
Zudem erhalten Führungskräfte belastbare Kennzahlen und HR kann Entscheidungen datenbasiert begleiten. Dadurch verändert sich die Rolle der Personalabteilung innerhalb des Unternehmens. Letztlich entscheidet ein Unternehmen neu, wie es mit seinen Mitarbeitenden umgehen möchte und wie Führungskräfte agieren. Damit ist die Digitalisierung im Personalwesen eine Führungsaufgabe und Teil eines modernen Personalmanagements.
Im Erfolgsfall entstehen durch eine strategische Digitalisierung im HR-Bereich mittelfristig effizientere und strategisch durchdachte Abläufe, die dabei helfen, sich kurzfristig an neue Anforderungen anzupassen. Idealerweise arbeitet die Personalabteilung enger mit der Führungsebene zusammen, sodass sich strategische Unternehmensziele einfacher und schneller umsetzen lassen. Zudem kann eine digitale HR-Verwaltung die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig stärken.
Entscheiden sich Unternehmen dafür, durch den Einsatz digitaler Technologien die Personalabteilung zu entlasten, gilt es auch, auf gesetzliche Anforderungen wie die aktuellen Regelungen zu Compliance, Berichtspflichten und Datenschutz zu achten. Häufig erleichtern gute technologische Programme aber auch hier die Arbeit und unterstützen das HR-Team dabei, aktuelle Vorschriften einzuhalten.
Wettbewerbsvorteil Talententwicklung
Wenn Routineaufgaben automatisiert werden, gewinnen Personalabteilungen Zeit für Themen wie Personalentwicklung, Führungskräfteberatung, Employer Branding oder strategische Personalplanung. Heute ist es entscheidend, gut qualifizierte Mitarbeitende im Unternehmen zu haben.
Auch hier können Unternehmen mit einer KI-gestützte Arbeitsweise und der Digitalisierung von HR-Prozessen punkten. Künstliche Intelligenz und digitale HR-Lösungen können nicht nur helfen, im Recruiting die am besten geeigneten Bewerber:innen zu finden, sondern unterstützen auch dabei, den Weiterbildungsbedarf bedarfsgerecht und mit mehr Effizienz zu planen.
Konzentriert sich die HR-Abteilung oder externe HR-Abteilung mehr und mehr auf die Talententwicklung sowie die Unternehmenskultur, kann dies langfristig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil mit sich bringen. Hinzu kommt idealerweise ein Anstieg der Produktivität durch geeignete HR-Lösungen. Auf der anderen Seite sinken durch digitale Lösungen und gezielte Optimierungen die Verwaltungskosten.
Fazit: Digitale Transformation strategisch gedacht
Der digitale Wandel im HR-Management sollte jedoch stets strategisch gut geplant sein. Ohne sorgfältige Planung, geeignete digitale Tools und systematische Umsetzung werden keine nachhaltigen Erfolge erreicht. Idealerweise werden die Neuerungen regelmäßig überprüft und evaluiert, sodass sich die Ergebnisse kontinuierlich verbessern.
