Ein Mitarbeitender meldet sich krank, die Entgeltabrechnung steht an und die Führungskraft fragt nach der voraussichtlichen Dauer. Wer zahlt Krankheit im Arbeitsverhältnis? Für Arbeitgeber ist das keine reine Abrechnungsfrage. Es geht um klare Prozesse, korrekte Fristen und eine Kommunikation, die Beschäftigte entlastet, ohne betriebliche Abläufe aus dem Blick zu verlieren.
Die kurze Antwort lautet: Zunächst zahlt in vielen Fällen der Arbeitgeber weiter. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger an, tritt bei gesetzlich versicherten Beschäftigten in der Regel die Krankenkasse mit Krankengeld ein. Doch der Anspruch hängt unter anderem von Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer und Ursache der Erkrankung sowie möglichen Vorerkrankungen ab.
Wer zahlt Krankheit im Arbeitsverhältnis?
Im laufenden Arbeitsverhältnis greift grundsätzlich die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Beschäftigte erhalten ihr Arbeitsentgelt für einen begrenzten Zeitraum weiter, obwohl sie wegen Krankheit nicht arbeiten können. Die gesetzliche Grundlage bildet das Entgeltfortzahlungsgesetz.
Voraussetzung ist typischerweise, dass das Arbeitsverhältnis bereits mindestens vier Wochen ohne Unterbrechung besteht. Außerdem muss die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich krankheitsbedingt sein und darf nicht selbst verschuldet worden sein. Dieser Maßstab ist eng auszulegen: Nicht jede riskante oder unüberlegte Handlung führt automatisch zum Wegfall der Entgeltfortzahlung.
Für die ersten sechs Wochen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit trägt der Arbeitgeber grundsätzlich die Kosten. Dabei handelt es sich um 42 Kalendertage, nicht nur um Arbeitstage. Wochenenden und Feiertage zählen also mit, wenn die Arbeitsunfähigkeit ohne Unterbrechung besteht.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Lohnfortzahlung ist ein fester Bestandteil der Personalkostenplanung. Gerade bei kleineren und mittleren Teams können mehrere parallele Langzeiterkrankungen die operative Kapazität und die Abrechnung spürbar belasten. Klare Zuständigkeiten zwischen Führungskraft, HR und Payroll reduzieren hier Rückfragen und Fehlerquellen.
Was umfasst die Entgeltfortzahlung?
Fortzuzahlen ist grundsätzlich das Arbeitsentgelt, das Mitarbeitende ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätten. Dazu können neben dem festen Gehalt auch regelmäßig anfallende Entgeltbestandteile gehören. Variable oder unregelmäßige Vergütungsbestandteile erfordern in der Abrechnung häufig eine genaue Prüfung der jeweiligen Grundlage.
Nicht jede Zahlung folgt automatisch denselben Regeln. Zuschläge, Provisionen, Sachbezüge oder leistungsbezogene Vergütungen können unterschiedlich zu behandeln sein. Maßgeblich sind neben den gesetzlichen Vorgaben auch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder anwendbare tarifliche Regelungen. Diese können für Beschäftigte günstigere Ansprüche vorsehen.
Nach sechs Wochen: Wann zahlt die Krankenkasse?
Besteht dieselbe Arbeitsunfähigkeit über sechs Wochen hinaus fort, endet die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber in der Regel. Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte können dann Krankengeld von ihrer Krankenkasse erhalten, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.
Krankengeld wird nicht über die normale Lohnabrechnung ausgezahlt. Der Arbeitgeber übermittelt die erforderlichen Entgeltdaten, während die Krankenkasse über den Leistungsanspruch und die Auszahlung entscheidet. Für HR und Entgeltabrechnung ist eine zeitnahe, fehlerfreie Datenübermittlung entscheidend. Verzögerungen können zu unnötigen Rückfragen führen und die finanzielle Planung der betroffenen Person belasten.
Bei privat krankenversicherten Beschäftigten richtet sich die Absicherung nach dem individuellen Versicherungsvertrag. Dort kann ein Krankentagegeld vereinbart sein. Auch bei besonderen Konstellationen, etwa während Elternzeit, bei Altersteilzeit oder bei mehreren Beschäftigungen, können abweichende Fragen entstehen. Pauschale Aussagen helfen dann selten weiter.
Neue Krankheit oder Fortsetzungserkrankung?
Besonders relevant wird die Frage nach der Zahlung bei wiederholten Fehlzeiten. Erkrankt ein Mitarbeitender erneut, entsteht nicht immer automatisch ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch.
Handelt es sich um eine neue, unabhängige Erkrankung, kann ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung entstehen. Bei derselben Grunderkrankung gelten dagegen Regeln zur Fortsetzungserkrankung. Ein erneuter Anspruch kann unter bestimmten zeitlichen Voraussetzungen entstehen, etwa wenn Beschäftigte vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit ausreichend lange nicht wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig waren oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit ein bestimmter Zeitraum vergangen ist.
In der Praxis ist dabei Zurückhaltung geboten. Arbeitgeber benötigen für die Abrechnung die notwendigen Informationen, dürfen aber keine Diagnosen einfordern. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält gerade keine Diagnose. Ob eine anrechenbare Fortsetzungserkrankung vorliegt, wird daher nicht durch Vermutungen im Betrieb geklärt, sondern im Zusammenspiel der zuständigen Stellen und auf Basis der zulässigen Informationen.
Sonderfälle, die Unternehmen kennen sollten
Der Grundsatz ist klar, die Praxis bringt jedoch regelmäßig Sonderfälle mit sich. Vier Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Erkrankung in den ersten vier Wochen: In der gesetzlichen Wartezeit besteht regelmäßig noch kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Bei gesetzlich Versicherten kann unter Umständen Krankengeld relevant werden.
- Arbeitsunfall oder Berufskrankheit: Nach der Entgeltfortzahlung können Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung eine Rolle spielen. Zuständig ist je nach Fall der Unfallversicherungsträger.
- Krankheit im Urlaub: Werden Beschäftigte im genehmigten Urlaub arbeitsunfähig und weisen dies ordnungsgemäß nach, werden die entsprechenden Tage grundsätzlich nicht auf den Urlaub angerechnet. Die Meldewege gelten dennoch.
- Ende des Arbeitsverhältnisses: Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses endet meist auch die Pflicht zur Entgeltfortzahlung. Es gibt gesetzliche Ausnahmen, die von der konkreten Beendigungssituation abhängen können.
Auch Minijobber:innen und Teilzeitkräfte sind nicht grundsätzlich von der Entgeltfortzahlung ausgeschlossen. Entscheidend ist nicht der Umfang der Beschäftigung, sondern ob die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Gerade hier entstehen in der Praxis Fehler, wenn Arbeitsverhältnisse fälschlich als weniger anspruchsberechtigt behandelt werden.
Krankmeldung und eAU: Prozesse entscheiden mit
Die Zahlungsfrage lässt sich nur sauber beantworten, wenn die Krankmeldung verlässlich funktioniert. Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Die konkrete Form kann im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in internen Regeln festgelegt sein.
Für gesetzlich Versicherte gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft sie bei der Krankenkasse ab. Das reduziert Papierwege, ersetzt aber nicht die persönliche Krankmeldung im Unternehmen. Mitarbeitende müssen ihre Führungskraft oder die vereinbarte Stelle weiterhin rechtzeitig informieren.
Ein praktikabler Ablauf trennt drei Dinge klar voneinander: Die Führungskraft erhält die Information über Abwesenheit und voraussichtliche Dauer. HR steuert Fristen, Nachweise und Rückkehrprozesse. Die Entgeltabrechnung verarbeitet die Daten für Lohnfortzahlung, Krankengeldmeldungen und gegebenenfalls Erstattungsverfahren.
Je weniger diese Aufgaben vermischt werden, desto geringer ist das Risiko, dass sensible Gesundheitsinformationen an falscher Stelle landen oder Fristen übersehen werden. Führungskräfte brauchen vor allem Planungssicherheit, nicht medizinische Details.
U1-Verfahren: Entlastung für kleinere Arbeitgeber
Für viele mittelständische Unternehmen ist die Entgeltfortzahlung nicht nur ein organisatorisches, sondern auch ein finanzielles Thema. Das U1-Verfahren kann hier entlasten. Arbeitgeber, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, erhalten auf Antrag über ihre Krankenkasse einen Teil der Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstattet.
Die Höhe der Erstattung hängt vom gewählten Umlagesatz und den Vorgaben der jeweiligen Krankenkasse ab. Entscheidend ist: Das Verfahren entbindet nicht von der Pflicht, das Entgelt zunächst korrekt fortzuzahlen. Es schafft aber eine kalkulierbarere Absicherung gegen einzelne oder gehäufte Krankheitsfälle.
Die Meldungen laufen üblicherweise über die Entgeltabrechnung. Deshalb sollten HR, Payroll und externe Dienstleister abgestimmt arbeiten. Unvollständige Stammdaten, falsch erfasste Fehlzeiten oder verspätete Meldungen kosten Zeit, die im Tagesgeschäft oft fehlt.
Was gute HR-Arbeit bei Krankheit leistet
Krankheit lässt sich nicht wegorganisieren. Ihre administrativen Folgen schon. Ein klarer Prozess sorgt dafür, dass Beschäftigte wissen, wen sie wann informieren müssen, Führungskräfte handlungsfähig bleiben und die Abrechnung mit den richtigen Daten arbeitet.
Ebenso wichtig ist der Umgangston. Arbeitsunfähigkeit ist kein Misstrauenssignal und kein Anlass für medizinische Nachforschungen. Professionelles HR schafft den Rahmen: verlässlich in der Administration, sensibel im Kontakt und klar bei Rollen sowie Fristen.
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen dabei die Anforderungen. Mehr Schichtmodelle, variable Vergütung, hybride Arbeit oder wiederkehrende Langzeiterkrankungen machen aus einer vermeintlich einfachen Frage schnell einen Prozess mit vielen Schnittstellen. HR SOLVIA unterstützt Unternehmen dabei, solche Prozesse digital, nachvollziehbar und passend zur eigenen Organisation aufzusetzen.
Der beste nächste Schritt ist nicht, jede Ausnahme auswendig zu kennen. Entscheidend ist ein belastbarer Ablauf, der im Krankheitsfall ohne Hektik greift und Menschen wie Unternehmen die nötige Sicherheit gibt.
